CRM Excel gratuit : modèle de fichier client à télécharger

Par Fiona Fawaz, fondatrice de Cognito · Partenaire officiel Pipedrive, Ambassadeur Sellsy · Publié le 9 octobre 2026

Beaucoup d'équipes commerciales commencent avec un tableur, et c'est souvent une bonne idée : on structure ses prospects, ses affaires et ses relances sans dépenser un euro. Encore faut-il partir d'un fichier bien construit. Nous avons réalisé un modèle de CRM Excel gratuit, avec fichier client, suivi des ventes, relances et tableau de bord automatique, que vous pouvez télécharger ci-dessous.

Réponse courte : un CRM sur Excel convient pour démarrer seul ou à deux, avec quelques dizaines d'affaires en cours. Il permet de tenir un fichier client, de suivre son pipeline et ses relances, et de calculer un montant pondéré. Il atteint ses limites dès que plusieurs commerciaux travaillent sur le même fichier, que les relances doivent être automatiques ou que les e-mails doivent être rattachés aux clients. C'est alors le moment de passer à un vrai CRM.

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Modèle CRM Excel gratuit

Fichier client, contacts, affaires avec montant pondéré, activités avec alerte de retard et tableau de bord automatique. Sans macro, sans inscription. Format .xlsx, s'ouvre dans Excel et LibreOffice, importable dans Google Sheets.

Télécharger le modèle →

1. CRM Excel : ce qu'un tableur peut faire (et ce qu'il ne peut pas)

Un CRM, ou outil de gestion de la relation client, sert à centraliser les informations sur vos clients et prospects, à suivre vos affaires en cours et à ne pas oublier les relances. Un tableur peut couvrir une bonne partie de ces besoins, à condition d'être organisé.

Besoin	Avec Excel	Avec un CRM
Fichier client et contacts	✅ Oui, avec des listes déroulantes pour limiter les erreurs	✅ Oui, avec dédoublonnage et enrichissement
Suivi des affaires par étape	✅ Oui, en tableau	✅ Oui, en pipeline visuel
Montant pondéré et tableau de bord	✅ Oui, par formules	✅ Oui, avec des rapports prêts à l'emploi
Rappels de relance	⚠️ Visibles seulement quand on ouvre le fichier	✅ Notifications et activités planifiées
E-mails et agenda	❌ Saisie manuelle	✅ Synchronisés avec la fiche client
Travail en équipe	⚠️ Possible en co-édition, mais sans droits par commercial ni historique par client	✅ Droits d'accès, propriétaires, historique complet
Automatisations	❌ Aucune sans macro	✅ Relances, séquences, tâches automatiques

2. Le modèle Excel gratuit : ce qu'il contient

Le modèle compte six onglets. Les cellules jaunes sont à remplir, les cellules grises se calculent seules. Les premières lignes contiennent des exemples fictifs à supprimer avant de commencer.

Mode d'emploi et paramètres

L'onglet Paramètres regroupe toutes les listes du fichier : étapes de vente et probabilité associée à chacune, sources, commerciaux, types d'activité, secteurs, rôles des contacts et motifs de perte. Adaptez-les à votre processus de vente avant toute saisie : elles alimentent les listes déroulantes et les calculs.

Entreprises et contacts

Une ligne par entreprise (secteur, ville, effectif, segment A/B/C, commercial responsable) et une ligne par interlocuteur, rattaché à une entreprise. Le rôle du contact (décideur, utilisateur, influenceur, achats) aide à ne pas dépendre d'un seul interlocuteur, et une colonne permet de noter les oppositions à la prospection pour respecter les demandes de désinscription.

Affaires : étapes et montant pondéré

Une ligne par opportunité, avec son étape, son montant, sa date de clôture prévue et sa prochaine action. La probabilité de l'étape et le montant pondéré (montant × probabilité) se calculent automatiquement. Une colonne de statut signale en couleur les affaires dont la prochaine action est en retard ou absente.

Activités et relances

Le journal des appels, e-mails et rendez-vous, avec le compte rendu et la prochaine étape. Toute activité non réalisée dont la date est passée apparaît « En retard », en rouge, grâce à une mise en forme conditionnelle, sans macro.

Tableau de bord automatique

Les indicateurs se calculent à partir des onglets précédents : affaires en cours, montant du pipeline et montant pondéré, affaires gagnées et perdues, taux de transformation, relances en retard, affaires sans prochaine action, et répartition par étape, par commercial et par source, avec un graphique du pipeline.

3. Prendre en main le modèle en 10 minutes

Adaptez l'onglet Paramètres : renommez les étapes de vente selon votre processus, ajustez la probabilité de chacune, remplacez « Commercial 1, 2, 3 » par vos prénoms. Gardez les libellés « Gagné » et « Perdu », utilisés par le tableau de bord.

Supprimez les lignes d'exemple dans les onglets Entreprises, Contacts, Affaires et Activités, en effaçant le contenu des cellules jaunes sans supprimer les lignes, pour conserver les formules.

Saisissez vos entreprises puis vos contacts : la liste des entreprises alimente les menus déroulants des autres onglets.

Créez une ligne par affaire en cours, avec une prochaine action datée. Sans date de prochaine action, l'affaire apparaît en orange : c'est voulu.

Prenez l'habitude d'une revue hebdomadaire : filtrez la colonne « Statut de relance » sur « En retard », traitez chaque ligne, puis regardez le tableau de bord.

Pour définir des étapes de vente adaptées à votre cycle, voyez notre guide des étapes d'un cycle de vente B2B et comment structurer son pipeline commercial. Pour les messages de relance eux-mêmes, nos modèles de mail de relance commerciale sont prêts à copier.

4. Les 5 limites d'Excel pour gérer un pipeline commercial

Pas de rappels automatiques. Une relance en retard n'apparaît que si quelqu'un ouvre le fichier et regarde la bonne colonne. Un CRM envoie une notification et affiche l'activité dans l'agenda du commercial.

Pas de lien avec la messagerie et l'agenda. Chaque e-mail, appel ou rendez-vous doit être ressaisi à la main. En pratique, l'historique devient vite incomplet.

Un travail à plusieurs fragile. La co-édition existe avec Microsoft 365, mais sans droits d'accès par commercial, sans propriétaire clairement attribué par affaire ni historique des changements par client. Les copies locales et les versions multiples restent fréquentes.

Des erreurs de saisie difficiles à éviter. Doublons d'entreprises, noms écrits de trois façons, formules écrasées par erreur : les listes déroulantes du modèle limitent ces erreurs, sans les supprimer.

Aucune automatisation. Pas de séquence de relance, pas de tâche créée quand une affaire change d'étape, pas d'alerte quand un client n'a pas été contacté depuis des mois, sauf à écrire des macros, que beaucoup d'entreprises bloquent.

5. Excel ou CRM : comment trancher

Il n'y a pas de seuil universel, mais quelques situations font clairement pencher la balance.

Situation	Excel suffit	Passez à un CRM
Nombre de personnes qui vendent	Une ou deux	Une équipe, avec un responsable qui pilote
Volume d'affaires en cours	Quelques dizaines, faciles à relire chaque semaine	Trop pour être relues à la main
Relances	Peu nombreuses, gérées par une seule personne	Nombreuses, à automatiser en partie
Reporting	Pour vous-même	Partagé avec la direction, chaque semaine
Lien avec la facturation	Factures saisies ailleurs, sans besoin de synchronisation	Devis et factures à relier aux affaires
Signal d'alerte	—	Une affaire perdue parce qu'une relance a été oubliée

Si vous passez le cap, notre comparatif des CRM pour PME et notre guide pour choisir son CRM vous aideront à comparer les options. Si le besoin porte aussi sur les devis et la facturation, voyez notre comparatif des logiciels de gestion commerciale.

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Passer d'Excel à un CRM

On analyse votre fichier actuel, on vous dit si un CRM se justifie, et si oui, on importe vos données dans Pipedrive ou Sellsy et on forme votre équipe.

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6. Migrer d'Excel vers un CRM sans perdre ses données

Un fichier Excel bien tenu est un excellent point de départ pour un CRM : la plupart des outils importent directement des fichiers .xlsx ou .csv. Pipedrive, par exemple, accepte les formats XLS, XLSX et CSV, à raison d'un onglet par import, avec une ligne d'en-tête, et permet de fusionner les doublons détectés au lieu de créer de nouvelles fiches.

Nettoyez le fichier : doublons, entreprises écrites de plusieurs façons, colonnes vides, contacts ayant demandé à ne plus être sollicités.

Importez dans l'ordre : entreprises, puis contacts rattachés aux entreprises, puis affaires, puis activités.

Faites correspondre les colonnes avec les champs du CRM, en créant au besoin des champs personnalisés pour le segment ou la source.

Vérifiez un échantillon après chaque import avant de passer au suivant.

Arrêtez le fichier Excel à une date précise, pour éviter de faire vivre deux outils en parallèle.

Les colonnes du modèle Cognito ont été pensées pour correspondre aux objets d'un CRM : entreprises, contacts, affaires et activités. Pour aller plus loin, voyez notre guide de la migration CRM, notre guide Pipedrive complet et comment intégrer son CRM à ses outils.

7. FAQ

Peut-on faire un CRM sur Excel ?

Oui. Un tableur bien organisé permet de tenir un fichier client, de suivre ses affaires par étape, de calculer un montant pondéré et de repérer les relances en retard. C'est une bonne solution pour démarrer seul ou à deux, avec un nombre limité d'affaires en cours.

Le modèle CRM Excel de Cognito est-il vraiment gratuit ?

Oui. Le modèle se télécharge directement, sans inscription ni formulaire, et vous pouvez le modifier librement. Il ne contient aucune macro : toutes les alertes et tous les calculs reposent sur des formules et des mises en forme conditionnelles.

Le modèle fonctionne-t-il avec Google Sheets ?

Le fichier est au format .xlsx. Il s'ouvre dans Excel et LibreOffice, et peut être importé dans Google Sheets. Après un import, vérifiez que les listes déroulantes et les couleurs d'alerte ont bien été conservées.

Quelles sont les limites d'un CRM sur Excel ?

Pas de rappels automatiques, pas de lien avec la messagerie et l'agenda, un travail en équipe fragile sans droits par commercial ni historique par client, des erreurs de saisie difficiles à éviter et aucune automatisation sans macro.

Quand passer d'Excel à un vrai CRM ?

Quand plusieurs personnes vendent, quand les affaires en cours deviennent trop nombreuses pour être relues chaque semaine, quand les relances doivent être en partie automatisées ou quand un reporting partagé est attendu par la direction. Une affaire perdue à cause d'une relance oubliée est un signal clair. Voyez notre comparatif des CRM pour PME.

Comment importer un fichier Excel dans un CRM ?

Nettoyez d'abord le fichier, puis importez dans l'ordre les entreprises, les contacts, les affaires et les activités, en faisant correspondre chaque colonne avec un champ du CRM. Pipedrive, par exemple, accepte les fichiers XLS, XLSX et CSV et permet de fusionner les doublons lors de l'import. Voyez notre guide de la migration CRM.

Qu'est-ce que le montant pondéré d'une affaire ?

C'est le montant de l'affaire multiplié par la probabilité associée à son étape de vente. Par exemple, une affaire de 10 000 € à une étape dont la probabilité est de 60 % représente un montant pondéré de 6 000 €. La somme des montants pondérés donne une estimation prudente du chiffre d'affaires à venir.

CRM Excel : modèle gratuit à télécharger et limites (2026)